dans la gestion des flux documentaires

schema GFIUn projet de gestion des flux documentaires n’est pas qu’une implémentation logicielle.

Pour mener à bien ce type de projet, il est nécessaire de respecter certaines étapes préalables :
- Analyse du périmètre et liste des domaines concernés par le projet
- Analyse et évaluation de l’existant dans le contenu et dans les méthodes
- Recueil des besoins et hiérarchisation des exigences
- Cartographie du SI

Si une première phase peut être définie par la recherche de la solution conforme aux besoins exprimés en respect de l’existant, la seconde est essentiellement constituée par la mise en œuvre de cette solution.

La modification de la gestion des flux documentaires, de par sa nature transverse, a un véritable impact sur l’organisation et les modes de travail. Elle implique la rationalisation et l’optimisation des moyens et des outils, la définition de nouveaux processus pour le bon échange de l’information par le biais de canaux supplémentaires mais surtout la maitrise du fonds documentaire et la parfaite connaissance du cycle de vie du document.

cycle-de-vie-du-document

L’approche globale de la circulation de l’information au sein de l’entreprise est nécessaire pour permettre l’amélioration permanente de la rentabilité et de la qualité des services qui est au cœur des stratégies d’entreprise.

La gestion des flux documentaires présentée aux principaux responsables de direction et de service permet de prendre connaissance des solutions qu’elle apporte au quotidien et de fédérer les différents acteurs du projet.

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