La politique d’archivage et de sauvegarde

La politique d’archivage n’est pas imposée par le législateur. Toutefois, les exigences réglementaires sont nombreuses et il est fortement conseillé de rédiger un document de synthèse reprenant les conditions de sécurité de l’archivage et qui assurera sa fiabilité et permettra d’en rapporter la preuve devant les juges et les experts. Le document à produire n’est pas normé.

La politique d’archivage se doit d’être définie de manière spécifique à l’entreprise. C’est pourquoi sa déclinaison doit être réalisée au plus près des opérationnels et complétée des différentes documentations, des différents supports et des procédures de sauvegarde et de conservation appliquées au sein de l’entreprise.

Définitions de l’archivage :

L’article L211-1 du Code du patrimoine dispose que « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité »

Ainsi, l’alinéa 2 de l’article L. 211-1 du Code du patrimoine ajoute une définition fonctionnelle de l’archivage en précisant que « La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. »

Mais il précise également en son Article L212-3 « A l’expiration de leur période d’utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, les documents mentionnés à l’article L.211-4 [archives publiques] et autres que ceux mentionnés à l’article L.212-4 font l’objet d’un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d’intérêt administratif et historique, destinés à l’élimination. La liste des documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives.

L’archivage répond donc principalement à trois objectifs :

-          Il permet à l’entreprise de conserver son information patrimoniale, d’assurer son rôle informatif, et de permettre la restitution de l’information

-          Il permet de conserver ces informations prédéterminées dans le but de les restituer comme étant une preuve en cas de litige devant une instance juridique ou un organisme réglementaire

-          Il permet de disposer d’historiques de données à des fins statistiques ou scientifiques. (par historique, on entend enregistrement  chronologique).

L’archivage revient à prendre en compte les opérations de conservation telle que le recueil, le classement et les techniques d’interrogation dans le temps des objets concernés.

Le dispositif technique d’archivage doit à ce titre présenter des caractéristiques qui garantissent la fidélité de l’information archivée à celle d’origine.

Définition de la sauvegarde

La sauvegarde est l’opération qui consiste à dupliquer et à mettre en sécurité les données contenues dans un système d’information (SI) afin de permettre le redémarrage du système informatique durant un traitement ou après un sinistre, matériel ou logique, ayant détruit, altéré de façon importante ou rendu indisponible les supports de données.

La sauvegarde sera donc associée aux problématiques de recours sur incidents, de PCA (Plan de Continuité d’activité)/PRA (Plan de Reprise d’activité) 

Contrairement à la sauvegarde, les données archivées sont considérées comme figées, c’est-à-dire non modifiables.

N.B : Pour prévenir l’indisponibilité des supports de données et pouvoir répondre à l’obligation de conservation des archives, les principes définis et appliqués pour la sauvegarde s’appliquent à l’archivage.