Reconnaissance de la valeur probante du document électronique

La Cour de cassation vient de rendre son premier arrêt en matière de reconnaissance de la valeur probante du document électronique. (Cour de cassation, 2ème chambre civile, 4 décembre 2008).

Cet arrêt est un premier pas jurisprudentiel qui montre que les juges feront une application stricte de la loi concernant le sujet. L’arrêt précise les exigences pour que le document électronique bénéficie de la même valeur juridique que l’écrit papier. (L’original papier fait foi de lui-même, l’envoi en recommandé avec accusé de réception fait foi de la bonne réception du document).

I) La solution de l’arrêt.

La Cour de cassation rappelle de façon stricte les principes légaux prévus par l’article 1316-1 du Code civil :
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Il s’agit de pouvoir Identifier l’auteur de l’écrit et garantir l’intégrité du document depuis sa création.

L’arrêt ajoute également une nouvelle condition de façon implicite :
- L’écrit doit être horodaté. L’original électronique doit être horodaté au moment de sa création et la copie électronique dans un délai le plus court possible suivant sa numérisation ou son intégration dans le système d’information.

II) Analyse opérationnelle

A) Les faits de l’arrêt

Dans cet arrêt la CPAM de la Marne s’est vu refuser la production en justice d’une copie électronique d’une lettre d’information destinée à un employeur, puisque cette copie électronique n’était pas la reproduction fidèle et durable de l’original.
En effet, la CPAM avait envoyé un original papier à l’employeur par courrier simple en date du 20 janvier 2003. La CPAM avait conservé dans son système informatique, le traitement de texte ayant servi à éditer le courrier original. Ce traitement de texte ne comprenait ni en-tête ni signature.
La CPAM a imprimé ce fichier bureautique sur un papier à en-tête « revêtu d’un logo diffusé en 2004 », pour produire cette copie à titre de preuve devant les tribunaux.
Cependant, ce logo n’existait pas encore à l’époque de l’envoi de la lettre simple et ne comportait pas la signature de son auteur.
Cette pièce n’est pas recevable puisqu’il ne peut absolument pas être prouvé la date de création du document en l’absence d’horodatage. Ce document aurait très bien pu être créé aux fins de produire une preuve en justice.
La copie électronique doit également revêtir le logo et l’en-tête de l’époque. Il n’est donc pas possible d’imprimer un document sur un papier à l’en-tête modifiée.
Le document doit comporter également la signature de son auteur, il s’agit de la signature électronique pour l’original électronique et l’image de la signature manuelle pour la copie numérique.

B) Analyse opérationnelle sur la conservation et la valeur probante du document électronique

La copie numérique doit donc être la reproduction à l’identique de l’original. Le logo et l’en-tête, ainsi que la signature de l’auteur font parties des caractéristiques indispensables du document.
En pratique il sera donc nécessaire de conserver les fonds de pages d’époque pour produire un document électronique au titre de preuve.
Le système d’information devra être suffisamment sécurisé et documenté pour permettre d’établir la date de création du document numérique ainsi que son absence de modification au cours de son cycle de vie.
La valeur probante du document électronique archivé est apportée par la preuve de l’ensemble du cycle de vie du fichier électronique depuis sa création et répondant aux dispositions du Code civil.

En pratique, il va s’agir d’un document numérique au format PDF ou PDF/A, qui sera horodaté, sécurisé par un procédé de hachage informatique garantissant qu’aucune modification n’y a été apporté. En effet la moindre modification apportée donnera au document une empreinte différente. Le système d’information doit également organiser la gestion des droits d’accès au document après sa création.

La conversion d’un document Word en format PDF ou PDF/A doit être tracée pour établir que le document n’a pas été modifié ou altéré lors de cette opération.
- En pratique, des problèmes pourront survenir lorsque l’auteur du document ne fait plus partie de l’entreprise. Des risques d’interaction avec la protection des données personnelles seront à gérer également.
Il faudra prévoir la conservation des signatures au même titre que celle des documents dans le cadre d’une conservation des informations sur une bande de stockage. Cette conservation pourrait poser problème dans la mesure où les noms et fonctions ne sont plus considérées comme exploitables à partir du moment où le signataire ne fait plus partie des effectifs.
Tout salarié qui quitte une société peut demander à ce que son nom ne soit plus exploité après son départ sauf si son nom correspond à un label ou à une marque.
Une procédure adaptée à la situation et intégrée dans la politique d’archivage de l’entreprise ainsi qu’une clause au contrat de travail doivent être pensées également.

III) Bonnes pratiques à retenir :

- Lier le processus numérique avec le processus éditique.
A partir d’un même fichier contenant les informations, produire un document papier envoyé au destinataire et d’autre part son double numérique qui sera conservé seulement par l’émetteur. Le fichier informatique conservé est immédiatement horodaté par le système informatique.
- La valeur probante de la copie numérique dépend du dispositif technique utilisé pour garantir la fiabilité du système d’information.
Le moyen technique le plus fiable est l’intervention d’un tiers horodateur sur la globalité du système informatique.
Les fichiers bureautiques importants doivent être archivés systématiquement selon les critères suivant :
- Authentification de l’origine du document,
- Intégrité (impossibilité de modifier l’original),
- Horodatage avec une horloge officielle,
- Empreintes qui évitent toutes manipulations,
-Traçabilité qui permet d’identifier tous les mouvements et garantit le cycle de vie du document,
- Réversibilité
- Ces fichiers ne pourront donc pas être simplement sauvegardés sur une bande de stockage.
- La documentation du système informatique

Isabelle RENARD, Avocate au Barreau de Paris précise que la documentation du système informatique jouera un rôle primordial dans les litiges sur la valeur probante d’un document électronique et que « la vérification des critères fonctionnels de haut niveau posés par le Code civil passe par la mise en œuvre d’un système informatique complexe. Le processus doit être supporté par une politique d’archivage régulièrement mise à jour dont la production en cas de litige permettra d’optimiser le traitement judiciaire de celui-ci. »

Christophe Pellot